En période de crise sanitaire, le rôle du CSE est primordial à plusieurs égards : il est notamment informé et consulté sur la mise en place de l’activité partielle et sur l’adaptation de l’organisation du travail en vue du déconfinement.
Par Philippe Suard et Sylvain Mercadiel
Les difficultés pour réunir physiquement les membres du CSE en raison du confinement global ont conduit le Gouvernement à faciliter le recours à la visioconférence, à admettre le recours à la conférence téléphonique et éventuellement à une messagerie instantanée pour la tenue de l’ensemble des réunions du CSE, par une ordonnance en date du 1er avril 2020.
Un décret du 10 avril 2020 est venu préciser les modalités de la tenue de ces réunions à distance par conférence téléphonique ou messagerie instantanée, lesquelles sont désormais possibles depuis le 12 avril 2020.
1°/ La visioconférence facilitée et généralisée:
En « temps normal », en application des articles L.2315-4 et L.2316-16 du Code du travail, le recours à la visioconférence pour réunir le CSE ou le CSE Central doit être autorisé par accord entre l’employeur et les membres élus du comité ou, à défaut, est limité à 3 réunions par année civile.
Par dérogation à ces dispositions, ce recours à la visioconférence est autorisé pour l’ensemble des réunions du CSE et du CSE Central, après que l’employeur en a informé leurs membres (Article 6 – Ialinéa 1 de l’ordonnance).
L’employeur pourra donc dépasser le nombre maximal de 3 réunions par année civile, sur simple information des membres du CSE.
Cette disposition est entrée en vigueur le 3 avril 2020.
Ces réunions devront se tenir selon les modalités de droit commun fixées par les articles D.2315-1 et suivants du Code du travail, déterminant les garanties requises relatives notamment à :
- l’identification des participants,
- la retransmission des délibérations
- la confidentialité des votes (l’identité du votant ne peut à aucun moment être mise en relation avec l’expression de son vote)
2°/ Le recours à la conférence téléphonique autorisé :
L’employeur qui décide d’organiser la réunion du CSE par conférence téléphonique doit en informer au préalable les membres du Comité en suivant les règles applicables à la convocation des réunions de l’instance (au moins 3 jours à l’avance).
Le dispositif technique mis en œuvre pour l’audioconférence doit garantir l’identification des membres de l’instance, ainsi que leur participation effective en assurant la retransmission continue et simultanée du son des délibérations (Article 1er du décret) .
La tenue de suspensions de séance doit demeurer possible.
Enfin, lorsqu’il est procédé à un vote à bulletin secret, le dispositif de vote doit garantir que l’identité du votant ne peut à aucun moment être mise en relation avec l’expression de son vote.
Lorsque ce vote est organisé par voie électronique, le système retenu doit assurer la confidentialité des données transmises, ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.
L’instance ne peut délibérer que s’il a été vérifié que l’ensemble de ses membres a accès à des moyens techniques permettant de satisfaire aux conditions précitées.
Tout vote doit avoir lieu de manière simultanée : les participants disposent d’une durée identique pour voter à compter de l’ouverture des opérations de vote indiquée par le président du CSE.
3°/ La messagerie instantanée autorisée subsidiairement :
Enfin, l’ordonnance du 1er avril 2020 autorise les réunions par « messagerie instantanée » (WhatsApp, Messenger, WeChat… etc), uniquement en cas d’impossibilité de recourir à la visioconférence ou à la conférence téléphonique, ou lorsqu’un accord d’entreprise le prévoit.
L’employeur doit informer préalablement les membres du CSE de la tenue de la réunion par messagerie instantanée en précisant la date et l’heure de son début ainsi que la date et l’heure à laquelle interviendra au plus tôt sa clôture.
Les règles habituelles de convocation des réunions de l’instance doivent être respectées.
Comme pour la conférence téléphonique, le dispositif technique mis en œuvre :
- Doit garantir l’identification des membres de l’instance, ainsi que leur participation effective en assurant la communication instantanée des messages écrits au cours des délibérations ;
- Doit permettre la tenue de suspensions de séance doit demeurer possible ;
Lorsqu’il est procédé à un vote à bulletin secret, le dispositif de vote doit également garantir que l’identité du votant ne peut à aucun moment être mise en relation avec l’expression de son vote.
Par ailleurs, toutes les garanties de sécurités précitées qui doivent accompagner les réunions par conférence téléphonique sont également applicables pour les réunions tenues en messagerie instantanée.
Les débats sont clos par un message du président de l’instance, qui ne peut intervenir avant l’heure limite fixée pour la clôture de la réunion.
Tout vote doit avoir lieu de manière simultanée : les participants disposent d’une durée identique pour voter à compter de l’ouverture des opérations de vote indiquée par le président de l’instance.
Au terme du délai fixé pour l’expression des votes, le président de l’instance en adresse les résultats à l’ensemble de ses membres.
4°/ Le caractère temporaire de ces mesures:
Ces dispositions dérogatoires sont applicables aux réunions convoquées pendant la période de l’état d’urgence sanitaire déclaré par la loi d’urgence du 23 mars 2020 pour faire face à l’épidémie de Covid-19, entrée en vigueur le 24 mars 2020.
A date, ces aménagements sont possibles jusqu’au 24 mai 2020, l’état d’urgence sanitaire ayant été déclaré pour une durée de 2 mois.
Enfin, la limite de 3 réunions par année civile prévue par articles L.2315-4 et L.2316-16 du Code du travail ne trouve à s’appliquer qu’aux réunions organisées en dehors de la période de l’état d’urgence sanitaire (Article 6 – IV de l’ordonnance).